Beschreibung

Muster Verfahrensanweisung

Titel: Verfahrensanweisung Lenkung dokumentierter Informationen
Seitenanzahl: 6 Seiten
Managementnorm: DIN EN ISO 9001:2015
Kapitel: 7.5.3 Lenkung dokumentierter Information
Interpretation: Die Dokumente müssen so gelenkt werden, dass sie immer in aktueller Form am Arbeitsplatz verfügbar sind. Anforderungen an die Vertraulichkeit müssen beachtet werden.
Revision: 1

Vorlage Verfahrensanweisung Lenkung dokumentierter Informationen :

1. Ziel und Zweck
2. Anwendungsbereich
3. Begriffe
4. Zuständigkeiten
5. Beschreibung der Abläufe
5.1 Lenkung dokumentierter Informationen
5.1.1 Erstellen, prüfen und freigeben von dokumentierten Informationen
5.1.2 Aufbau und Gliederung einer Verfahrensanweisung
5.1.3 Aufbau und Gliederung von Arbeits- und Prüfanweisungen
5.1.4 Aufbau von Formblättern, Betriebsanweisungen und Dokumenten
5.1.5 Aufbau von Checklisten
5.1.6 Änderung von Anweisungen, Dokumenten und Formblättern
5.1.7 Genehmigung und Archivierung von Anweisungen, Dokumenten und Formblättern
5.1.8 Verteilung und Austausch von Anweisungen, Dokumenten und Formblättern
5.1.9 Dokumentierte Informationen bzw. Aufzeichnungen
5.1.10 gesonderte Aushänge
5.1.11 Managementaufzeichnungen (Revision 1)
5.1.12 Sicherung der EDV-Daten (Revision 1)
5.1.13 Gesetzliche und behördliche Forderungen und Normen (Revision 1)
5.1.14 Jährliche Überprüfung der dokumentierten Informationen
5.2 Lenkung von Maßnahmenplänen
6. Größen zur Messung der Prozessleistung
7. Mitgehende Unterlagen
8. Abkürzungsverzeichnis

Ziel und Zweck dieser Verfahrensanweisung: Die vorliegende Verfahrensanweisung Lenkung dokumentierter Informationen beschreibt die Erstellung, Genehmigung, Verteilung und Ablage von dokumentierten Informationen.

Die Anforderungen an die Dokumentation waren in der alten ISO 9001:2008 im Abschnitt 4.2.1 „Dokumente und Aufzeichnungen“ zu finden. In der DIN EN ISO 9001:2015 wurden diese unter den Begriff Dokumentierte Information zusammengefasst. Dokumentierte Informationen müssen immer und zu jedem Zeitpunkt identifizierbar und zuordenbar sein. D.h., alle Dokumente müssen mit Titel, Datum, Autor und einer Referenznummer etc. versehen werden.

Diese Dokumente unterliegen einer angemessenen Überprüfung und Genehmigung durch den oder die zuständigen Stellen in der Organisation (Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen ISO 9001:2008). Die Lenkung der dokumentierten Information muss überwacht und gelenkt werden um sicherzustellen, dass sie auch dort wo benötigt, verfügbar ist. Vergessen sie nicht den Schutz von Dokumenten (durch z.B. Umwelteinflüsse) sowie den Datenschutz. Erstellen Sie, wie sie es aus der alten Norm kennen, eine Liste der notwendigen internen und externen Dokumenten sowie Gesetze und Kundenspezifikationen.

Seit der DIN EN ISO 9001:2015 spricht man speziell im Qualitätsmanagement auch von der Lenkung dokumentierter Information. Alle Informationen, die in einem QM-System dokumentiert werden müssen, werden in Bezug auf die ISO 9001:2015 als „dokumentierte Information“ bezeichnet. Zu finden im Kapitel 7.5 Dokumentierte Information.