Wenden Sie diese Empfehlungen bei der Durchführung “Das interne Audit nach DIN EN ISO 9001:2015” an, und Sie werden vom Erfolg überrascht sein.

  • Achten Sie auf Ihr Erscheinungsbild,
  • Informieren Sie sich vorab über die kulturellen Gegebenheiten im Land, wo Sie das interne Audit durchführen möchten,
  • Wählen Sie eine konstruktive und wertschätzende Ausdrucksweise,
  • Hören Sie Ihrem Auditpartner aufmerksam zu, und Sie werden überrascht sein, was sich aus diesem Gespräch entwickelt,
  • Strahlen Sie Motivation und Freude aus, das wirkt ansteckend auf Ihre Gesprächspartner,
  • Verlassen Sie auch einmal die Punkte in Ihrer Checkliste. Sprechen Sie frei,
  • Das interne Audit benötigt Auditoren. Stellen Sie ihr Auditteam so zusammen, dass relevante Kompetenzen im Team vorhanden sind,
  • Übertragen Sie Verantwortung mit klarer Rollenverteilung auf die einzelnen Teammitglieder. Die Motivation der einzelnen Teammitglieder wird steigen,
  • Weiterbildung ist das A und O. Bilden Sie sich weiter, um methodisch und fachlich auf dem aktuellen Stand zu sein,
  • Achten Sie bei Schulungen auf einen direkten Praxisbezug. Nur so kann das Erlernte effektiv umgesetzt werden,

Das interne Audit sollte ein reger Austausch zwischen Auditor und der auditierten Person sein. Durch das Zusammenspiel von verbaler und nonverbaler Kommunikation ist Ihre Aussenwirkung kompetenter. Hier ist der wesentliche Faktor die Körpersprache. Auch paraverbale Signale wie Stimme, Tonfall, Lautstärke und Satzpausen zeugen von Kompetenz und Souveränität.

Als Auditor sollte man die auditierte Person respektieren und möglichst „auf Augenhöhe“ mit ihr reden, egal welche Position die Person im Unternehmen innehat. Das interne Audit ISO darf nicht wie eine Kontrolle ablaufen. Beratung ist gut. Allerdings kennen Auditoren nicht immer alle Details und Hintergründe, warum manche Dinge so sind, wie sie sind. Deshalb sollte man nicht als Besserwisser auftreten, sondern Verbesserungspotenziale als Vorschläge beschreiben. Besserwisserei führt zu Akzeptanzverlust.

Vermeiden Sie die Abarbeitung Ihrer Audit-Checkliste nach Schema X. Mit Offenheit und fair formulierten Audit-Fragen für Ihr internes Audit ISO 9001 erreichen Sie für beide Seiten einen angenehmen Gesprächsverlauf. Vermeiden Sie, Ihren Auditpartner zu unterbrechen und ins Wort zu fallen. Hören Sie aktiv zu und versuchen Sie zu motivieren und zu führen.

Ganz wichtig: Fazit bei jeder auditierten Person ziehen.

Am Ende jedes Audittermins sollte man im Beisein der auditierten Person die gemachten Feststellungen noch einmal aufzeigen, um Missverständnisse auszuräumen. Wenn dies nicht gelingt, sollte man die weitere Vorgehensweise abstimmen, zum Beispiel folgendermaßen: „Ich nehme die Feststellung in den Bericht auf. Bitte prüfen Sie diese im Nachgang. Wenn sich die Feststellung als unbegründet herausstellt, melden Sie bitte dies mit entsprechenden Nachweisen zurück“. Sollten Sie im Aufbau Ihres Audit-Teams sein und noch keine entsprechende Dokumentation für Ihr internes Audit ISO 9001 (Verfahrensanweisung, Prozessbeschreibung etc.) haben, finden Sie diese hier:

Weiterhin führen wir unterstützende Dokumentationen wie Auditpläne, Auditprogramme und fertige Audit-Checklisten mit Detailfragen. Sofort Einsatzbereit.

Die Vorbereitung auf das interne Audit könnte z.B. sein:

  1. Prüfung Auditjahresplan
  2. Datum mit den zu auditierten Bereichen abstimmen
  3. Verteilung Auditprogramm
  4. Aktuelle Dokumentation überprüfen
  5. Gibt es Festlegungen gemäß ISO 9001:2008 hinsichtlich der Dokumentation?
  6. Status Gesetzte bzw. behördliche Anordnungen?
  7. Auditziele betrachten
  8. Vorangegangene Auditberichte hinzuziehen
  9. Eventuell vorangegangene Korrekturmaßnahmen hinzuziehen
  10. Auditteam zusammenstellen
  11. Fragenkatalog erarbeiten
  12. Checkliste für Systemaudit erstellen
  13. Formularmappe erstellen (Auditbericht, Korrekturmaßnahme, Checkliste..)
  14. Einführungsgespräch vorbereiten

Einige Auditfragen als Beispiele (Fertige Audit-Checklisten im Shop)

  • Inwieweit hat das QMS z.B. zu Wettbewerbsvorteilen (Qualität, Liefertreue, Preis), Verbesserung des Images oder zu einem höheren Kundennutzen
    verholfen?
  • Welche weiteren positiven Effekte, wie eine Verbesserung der Qualität, sind im Unternehmen sichtbar oder erreichbar?
  • Welche relevanten interessierten Parteien wurden wie identifiziert?
  • Wurden die Anforderungen der interessierten Parteien ermittelt?
  • Wie werden die Anforderungen bewertet und finden Berücksichtigung in relevanten Prozessen?
  • Was ist der Anwendungsbereich des Managementsystems?
  • Wie wurden die Grenzen des Anwendungsbereichs festgelegt?
  • Wie sind die Prozesse des Managementsystems und deren Wechselwirkungen definiert worden?
  • Wie kommt die oberste Leitung ihrer Verpflichtung nach?
  • Wie werden die Qualitätspolitik und Qualitätsziele erarbeitet?
  • Welche Anforderungen stellen Ihre Kunden an Ihre Produkte/Dienstleistungen?
  • Was unternimmt Ihr Unternehmen, um die Kundenzufriedenheit zu steigern?
  • Wann wurde die Qualitätspolitik zum letzten Mal auf ihre Angemessenheit überprüft und mit welchen Ergebnissen?
  • Welche Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse sind als relevant für das QMS festgelegt worden?
  • Mit welcher Systematik wurden die Risiken und Chancen ermittelt und analysiert?
  • Mit welcher Systematik wurden Maßnahmen für die Risiken und Chancen definiert?
  • Inwiefern sind die Qualitätsziele im Einklang mit der Qualitätspolitik?
  • Wie werden die Qualitätsziele intern und extern kommuniziert?
  • Wie werden Änderungen im Unternehmen geplant und gelenkt?
  • Wie hat die Organisation bei Änderungen am QMS die dafür notwendigen Ressourcen ermittelt?
  • Mit welcher Systematik wurde intern festgelegt, welche Ressourcen das QMS benötigt?
  • Wie wird fortlaufend verifiziert welche Ressourcen das QMS benötigt?
  • Wie wurde systematisch bestimmt, welches Personal für das QMS benötigt wird?
  • Wie hat das Unternehmen den Arbeitsaufwand des Personals ermittelt?
  • Was ist der Stand der Technik Ihrer technischen Ausrüstung (einschließlich Hardware und Software)?
  • Mit welchen Prüf-/Messmitteln wird die Konformität von Produkten/Dienstleistungen überwacht?
  • Welche Kalibriernachweise gibt es für die Prüf- und Messmittel?
  • Wie wird vorhandenes Wissen geschützt?
  • Wie identifiziert die Organisation die Kompetenzanforderungen ihrer Mitarbeiter?
  • Inwieweit kennt der Mitarbeiter die Qualitätspolitik und -ziele?
  • Wie geht die Organisation mit Anfragen und Beschwerden von Kunden um?
  • Wie wird der Umgang mit Dokumenten im Unternehmen geregelt?
  • Wie wird die Eignung der dokumentierten Information überprüft?
  • Wie wird externe dokumentierte Information gelenkt?
  • Was ist die strategische Ausrichtung für die Produkte/Dienstleistungen?
  • Wie wird sichergestellt, dass die betriebliche Planung mit der strategischen Ausrichtung übereinstimmt?
  • Welches Kundeneigentum gibt es im Unternehmen?
  • Wie geht das Unternehmen mit Kundeneigentum um?
  • Welches sind die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen an das Produkt/die Dienstleistung?
  • Wie wurden die Anforderungen an Produkte/Dienstleistungen überprüft?
  • Wie wird Änderungsbedarf ermittelt, geplant und gesteuert?
  • Was sind die Folgen/Konsequenzen und Risiken ungeplanter/unbeabsichtigter Änderungen?
  • Was sind die Phasen in einem ihrer Entwicklungsprojekte, in welcher Phase befindet sich ein aktuelles Entwicklungsprojekt?
  • Welche Eingaben benötigt ein Entwicklungsprojekt, um effektiv umgesetzt zu werden?
  • Wie überprüft das Unternehmen, ob die Entwicklungsergebnisse für die Projekte erfüllt werden?
  • Welche Entwicklungsergebnisse werden an welche Prozesse weitergeleitet?
  • Welche Änderungen wurden an Entwicklungsprojekten vorgenommen?
  • Gibt es ausgegliederte Prozesse und wenn ja, wie werden diese Prozesse sichergestellt?
  • Wie werden Anforderungen an externe Prozesse bewertet und überwacht?
  • Wie überwacht das Unternehmen die Leistung des externen Anbieters?
  • Für welche Fälle wurde Rückverfolgbarkeit im letzten Jahr angewendet/war sie hilfreich?
  • Ab wann und unter welchen Bedingungen reduziert sich die Qualität der Produkte/Dienstleistungen?
  • Welche gesetzlichen und rechtlichen Anforderungen treffen auf die Produkte/Dienstleistungen nach der Lieferung zu?
  • Werden bei unbeabsichtigten Änderungen Maßnahmen definiert und wie werden diese überwacht?
  • Wurden bei manchen Produkten/Dienstleistungen die geplanten Anforderungen nicht erfüllt und was war die Abweichung?
  • Wie geht die Organisation mit nichtkonformen Produkten/Dienstleistungen um?
  • Wie wird die Leistung und Wirksamkeit des QMS überwacht, gemessen, analysiert und bewertet
  • Von welchen Kunden werden Informationen über deren Kundenzufriedenheit überwacht und weshalb von diesen Kunden?
  • Welche Meinung haben Ihre Kunden über ihr Unternehmen?
  • Welche Maßnahmen sind aus den Auswertungen der Überwachung, Messung und Kundenzufriedenheit hervorgegangen?
  • Welche Kriterien hat die Organisation berücksichtigt, um das Auditprogramm zu definieren?
  • Welche wirksam umgesetzten Maßnahmen haben sich aus den vergangenen internen Audits ergeben?
  • Was sind die Grundlagen für die Managementbewertung?
  • Welche Eingaben für die Managementbewertung hat das Unternehmen definiert?
  • Welche Maßnahmen haben sich aus der Managementbewertung ergeben, um das QMS zu verbessern?
  • Welche Verbesserungspotenziale hat das Unternehmen identifiziert?
  • Wurden Korrekturmaßnahmen geschrieben und wie wird die Wirksamkeit dieser Korrekturmaßnahmen überprüft?
  • Welche Quellen für Nichtkonformitäten berücksichtigt das Unternehmen?
  • Wie wurden die Ursachen der Nichtkonformitäten ermittelt?
  • Wie bewertet die Organisation, ob Maßnahmen zur fortlaufenden Verbesserung berücksichtigt werden müssen?
  • Welche Werkzeuge/Methoden verwendet die Organisation, um sich fortlaufend zu verbessern?