Es bietet sich an, eine allgemeine Systemdokumentation (Dokumentierte Information ISO 50001) in Form eines Energiemanagementhandbuchs anzufertigen. Ähnlich wie bei anderen Managementsystemen sollte aus dem Handbuch der Zusammenhang zwischen den Aktivitäten hinsichtlich des Energiemanagementsystems und den Unternehmensprozessen sowie anderen Systemen des Unternehmens deutlich hervorgehen. Ebenfalls muss für den Leser des Handbuchs klar erkennbar sein, wo er auf detailliertere Informationen über die einzelnen Elemente des Energiemanagementsystems zugreifen kann. Das Energiemanagementhandbuch kann auch in andere Managementhandbücher integriert werden.

Neben dem Handbuch sind weitere einzelne Dokumente anzufertigen. Diese ergeben sich vor allem aus den einzelnen Normelementen. Beispielhaft sind hier zu nennen:

  • die Energiepolitik und die Energieziele (strategisch, operativ)
  • wesentliche Energieaspekte (Überprüfungsergebnisse etc.)
  • Arbeitsanweisungen
  • Prozessbeschreibungen, Prozessabläufe
  • Organisationspläne (Schulungsplan, Kommunikationsplan, Auditplan etc.)
  • Aufzeichnungen
  • technische Dokumentationen
  • Checklisten

Der Umfang der Dokumentation des Energiemanagementsystems ist abhängig von:

  • der Größe und Art des Unternehmens
  • den Tätigkeiten, Waren oder Dienstleistungen
  • der Prozesskomplexität
  • dem Zusammenspiel von Unternehmensprozessen
  • der Fähigkeit des Personal

Die Dokumentierte Information ISO 50001 kann zentral oder dezentral aufgebaut sein. Ein zentrales Dokumentenmanagement hat den Vorteil, dass im Fall einer Überarbeitung und Aktualisierung des Dokuments dieses zentral ausgetauscht werden kann. Bei einer dezentralen Dokumentenablage kann es aufwendiger sein, sicherzustellen, dass die Dokumente jeweils in der aktuellen Fassung im Umlauf und damit verfügbar sind. Im gesamten Dokumentationsprozess sollte sichergestellt sein, dass veraltete Dokumente archiviert werden und die Dokumente rückverfolgbar sind. Dafür kann es von Vorteil sein, wenn die Dokumente mit einer eindeutigen ID versehen sind. Insgesamt ist darauf zu achten, dass die Dokumentationen:

  • lesbar,
  • identifizierbar,
  • rückverfolgbar und
  • leicht auffindbar sind.