Einführung eines Dokumentenmanagement – Systems (DMS) in Anlehnung an die DIN EN ISO 9001:2015. Am Anfang dieses Projektes muss seitens der obersten Leitung ein Projektauftrag erstellt werden. Er ist für die finanziellen Mittel verantwortlich und beauftragt einen Projektleiter.

4.1 Definition des Projektes “Dokumentenmanagement – System”

Der Projektleiter ist in der Regel der zukünftige Verantwortliche für die Pflege des Dokumentenmanagement. Er sollte damit von der obersten Leitung schriftlich beauftragt werden. In diesem Projektschritt sollte auch das Projektziel klar definiert werden. Das Projektziel sollte motivierend wirken und nicht als „Mittel zum Zweck“ definiert werden, weil z.B. interessierte Parteien darauf bestehen. Ein gutes Projektziel zeigt den unternehmerischen Nutzen auf, wirkt motivierend und ist so definiert, dass es anschaulich im Unternehmen kommuniziert werden kann. Weiterhin sollten Meilensteine definiert werden. Diese können in Form eines Zeitstrahls etc. festgelegt und kommuniziert werden.

Neben der Definition des Projektziels und der Meilensteine ist das Projekt zu budgetieren. Das Budget ist dabei von der unternehmerischen Zielstellung und der aktuellen Situation abhängig. Externe Kosten wie z.B. externe Beratungsunternehmen oder Investitionen in Software sind dabei ebenfalls zu berücksichtigen.

4.2 Ein Projektteam muss festgelegt werden

Das Projektteam sollte von der obersten Leitung beauftragt werden. Wie bereits erwähnt, sollte die Leitung des Projektes dem zukünftigen Qualitätsmanager zugesprochen werden. Gibt es keine geeignete Person, sollten folgende Kompetenzen und Charaktereigenschaften bei der Auswahl berücksichtigt werden:

  • Ausbildung und Erfahrung zu den Themen Qualitätsmanagement und bestenfalls Erfahrungen im Projektmanagement;
  • Kommunikationsfähigkeit besitzen und einen guten Draht zu den Führungskräften und den Mitarbeitern haben;
  • Über Organisationstalent,
  • Unternehmerisches und strukturiertes Denken verfügen und
  • Ansteckende Begeisterungs- und Motivationsfähigkeit besitzen.

Weiterhin sind die Führungskräfte zu informieren, dass auch sie als Prozessverantwortliche (Key-User) in dem Projekt eingebunden sind. Sie werden in ihrem Dokumentenmanagement auch als Prozessverantwortliche benannt. Die Dokumentenverantwortung sollte dem Qualitätsmanager übertragen werden. Ein reger Austausch zwischen dem Dokumentenverantwortlichen und den Key-Usern ist für ein gelebtes Dokumentenmanagement von enormer Bedeutung. Revisionslücken können beim späteren und eventuell angestrebten Zertifizierungsaudit Korrekturmaßnahmen nach sich ziehen und eine Zertifikatsvergabe gefährden.

4.3 Projektteam schulen und auf die Aufgaben vorbereiten

Der Projektleiter und die Key-User werden bestenfalls gemeinsam zum Thema Prozess- und Qualitätsmanagement geschult. Hier sollte möglichst nicht die ISO 9001 im Fokus stehen, da das Projektziel vom unternehmerischen Nutzen zu einem Projekt als reine Nachweisdokumentation gegenüber interessierten Parteien kippen könnte. Hier sollte der Sinn und Zweck sowie der persönliche Nutzen für jeden einzelnen Mitarbeiter im Vordergrund stehen. Für die Schulung selbst, sollte man auf externe Berater zurückgreifen. Diese stehen unbefangen und neutral dem Projektteam gegenüber. Existiert bereits genügend Erfahrung im Projektmanagement, können die Themen natürlich entsprechend reduziert werden.

4.4 Software auswählen

Es gibt kostengünstige Software, die den Aufbau und die Handhabung einer Managementsystemdokumentation auf Microsoft Office Basis unterstützt. Hier sollte man entsprechend auswählen, ob die Anschaffung und der Pflegeaufwand Sinn macht. Für große Unternehmen mit eigener IT ist dies sicherlich vorteilhaft. Wir empfehlen bei kleineren Unternehmen immer ein Dokumentenmanagementsystem auf Basis von Microsoft Word oder Excel, da der Pflegeaufwand erheblich minimiert wird. Eine Dokumentenmatrix für kleine Unternehmen können Sie hier herunterladen.

4.5 Planung des Projektes

Die im Punkt 1 gesetzten Meilensteine werden in diesem Schritt terminiert und mit dem verantwortlichen Personenkreis besetzt. Es werden Kommunikationskanäle gegenüber der obersten Leitung bestimmt. Wer berichtet an die oberste Leitung (meist der Projektleiter oder ggf. der Schriftführer) und in welchen Zeiträumen?

Weiterhin sollte die Zusammensetzung des Projektteams beschlossen werden. Ist das Projektteam vollzählig bei jeder Sitzung anwesend oder werden nur die Key-User zu jedem einzelnen Meilenstein eingeladen? Wie sehen die Vertreterregelungen im Tagesgeschäft und bei Abwesenheit während einer Projektsitzung aus? Der Projektplan sollte im Anschluss von der obersten Leitung freigegeben werden.

Ein wichtiger Punkt ist, das Prozessdenken bei den Mitarbeitern zu etablieren. Es soll zumindest ein Grundverständnis geschaffen werden, dass alle Prozesse auf Kundenorientierung ausgelegt sind. Weiterhin ist die Darstellungsform der Prozessbeschreibungen zu definieren.

Hierbei ist es wichtig, wie die gewählte Darstellungsform von den Mitarbeitern aufgenommen und akzeptiert wird. Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen haben im klassischen Sinne bindenden Charakter. Das heißt, dass die beschriebenen Vorgaben eingehalten werden müssen. Speziell innerhalb der Produktion, wo viele qualitätsrelevante Tätigkeiten durchgeführt werden, ist eine Anweisung als exakte und verbindliche Vorgabe zu sehen. Andernfalls ist keine Prozessstabilität und damit auch keine konstante Prozessqualität erreichbar. Für Bereiche, wo Kreativität und Innovation eine große Rolle spielt, sind Prozessbeschreibungen eher ungeeignet. In diesen Bereichen benötigt man teilweise größere Spielräume und das Qualitätsmanagement muss größere Handlungsfreiheiten schaffen. Das geschieht z.B. durch den Ersatz der verbindlichen Vorgabe durch den Ansatz „Best Practice“.

Steht die Art der Prozessdokumentation sind die Prozesse zu bestimmen. Diese werden nach Führungs-, Kern- (Wertschöpfungs-) und Supportprozesse unterteilt und anhand einer Prozesslandschaft (Abschnitt 4.7) des Unternehmens dargestellt. Jeder Prozess erhält seinen Key-User. Die Dokumentenverantwortung sollte hingegen beim Verantwortlichen für das Qualitätsmanagementsystem bleiben.

Im ersten Schritt werden die Kennzahlen, Ressourcen und Risiken noch nicht behandelt. Es geht zunächst um die einzelnen Prozessschritte sowie der Input (Eingabe) und der Output (Ergebnis).

Hier geht es zum zweiten Teil unserer Blogreihe.